TP.HCM: Vì sao người dân chưa ‘mặn mà’ với công chứng điện tử?

Điểm mới trong luật Công chứng 2024 (có hiệu lực thi hành từ ngày 1.7.2025) là lần đầu tiên quy định về công chứng điện tử (gồm công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến). Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan.

Đây là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng.

NGƯỜI DÂN NÓI GÌ VỀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ?

Sau 3 tháng luật Công chứng có hiệu lực, PV Báo Thanh Niên đã tới tham khảo tại một số phòng công chứng ở TP.HCM, nhận thấy người dân đến công chứng đều theo cách làm truyền thống lâu nay là công chứng giấy. Trong khi đó, luật mới cho phép người dân được công chứng điện tử.

Bà Vũ Thị Bảy (55 tuổi, ở TP.HCM) đến phòng công chứng để tìm hiểu về thủ tục công chứng cho thuê nhà. Cầm hồ sơ trên tay, bà Bảy nói: "Tôi chưa thấy ai nhắc hay yêu cầu gì về làm công chứng điện tử. Cứ làm công chứng bản giấy cho chắc ăn".

Tương tự, rất nhiều trường hợp người dân đến công chứng đều cho biết không thấy cơ quan nào yêu cầu họ nộp công chứng điện tử. Họ cũng không biết làm sao để có chữ ký số. Bởi theo quy định, để được công chứng điện tử, người dân phải có chữ ký số.

Ông Lê Xuân Đảm (64 tuổi) nói: "Tôi là người dân lao động, lâu nay đã quen làm hồ sơ công chứng bằng giấy rồi. Giờ tôi muốn làm giấy ủy quyền cho vợ tôi bán thửa đất ở dưới quê. Tôi cũng chưa nghe công chứng viên đề nghị làm công chứng điện tử. Tôi cũng sợ làm xong cơ quan có thẩm quyền lại yêu cầu bản giấy thì mất công đi lại nhiều lần lắm".

Theo quy định, văn bản công chứng điện tử có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng điện tử không phải chứng minh, trừ trường hợp bị tòa án tuyên bố là vô hiệu. Người dân khi yêu cầu công chứng điện tử phải có tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử, hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID, hoặc ứng dụng khác tại thời điểm giao dịch.

Theo ông Nguyễn Hồ Phương Vinh, Phó trưởng phòng Công chứng số 1 (TP.HCM), đến nay Phòng Công chứng số 1 chưa nhận được hồ sơ nào của người dân yêu cầu công chứng điện tử. Người dân vẫn có thói quen công chứng theo cách trước đây, nghĩa là họ cần có bản giấy để nộp cho cơ quan có thẩm quyền.

"Sắp tới, chúng tôi sẽ thuyết phục người dân làm công chứng điện tử, vì đây là chuyển đổi số. Theo tôi, TP.HCM phải là cơ quan đi đầu về việc tiếp nhận công chứng điện tử như là cơ quan thuế, văn phòng đăng ký đất đai, trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản", ông Vinh nói.

Cũng theo Phó trưởng phòng Công chứng số 1, đối với các hợp đồng như: góp vốn, ủy quyền thế chấp, mua bán – tặng cho, thuê nhà, di chúc, cho tặng nhà, hợp đồng mua bán nhà ở hình thành trong tương lai… người dân hoàn toàn có thể làm công chứng điện tử.

LIÊN THÔNG THỦ TỤC CÔNG CHỨNG, ĐĂNG KÝ, THUẾ

Nghị quyết số 172 năm 2020 của Chính phủ quy định thực hiện thí điểm tại Hải Dương, Hà Nội, TP.HCM về liên thông khi có yêu cầu của cá nhân, tổ chức đối với thủ tục công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế. Việc này nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân; giúp phát hiện, ngăn chặn các giao dịch giả tạo, hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp; tránh thất thoát nguồn thu cho ngân sách nhà nước.

Để triển khai thực hiện Nghị quyết 172, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng "đúng – đủ – sạch – sống" và số hóa văn bản công chứng là điều kiện tiên quyết để có thể chia sẻ, liên thông với các cơ sở dữ liệu có liên quan khác.

Vì thế, đầu tháng 6.2025, UBND TP.HCM (trước sáp nhập) ban hành công văn có nội dung: "Giao Sở Tư pháp, Sở Nông nghiệp – Môi trường nghiên cứu thực hiện thí điểm ở một số đơn vị việc chia sẻ văn bản công chứng điện tử, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, chuyển đổi từ văn bản giấy sang văn bản điện tử để tham khảo, phục vụ hoạt động nghiệp vụ đăng ký đất đai và công chứng".

Trên cơ sở nền tảng chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng và cơ sở dữ liệu địa chính (chưa chia sẻ văn bản công chứng) đã có của thành phố, Sở Tư pháp đã xây dựng xong cổng chia sẻ văn bản công chứng điện tử, sẽ chia sẻ thông qua mạng nội bộ Metronet của thành phố.

Hiện TP.HCM đã có đủ điều kiện kỹ thuật và cơ sở để triển khai công chứng điện tử ngay, tạo lập văn bản công chứng điện tử (bao gồm cả văn bản công chứng điện tử chuyển đổi từ văn bản công chứng giấy và văn bản công chứng điện tử tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử).

Liên quan vấn đề này, ông Nguyễn Thành Băng, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp TP.HCM), cho rằng: "Khó khăn hiện nay là chưa có quy định cho phép sử dụng văn bản công chứng điện tử thay thế văn bản giấy trong các thủ tục hành chính, cũng như trong liên thông theo Nghị quyết số 172 năm 2020 của Chính phủ. Vì thế khi làm thủ tục hành chính người dân vẫn nộp văn bản công chứng giấy".

Vì những vướng mắc như trên, Sở Tư pháp TP.HCM kiến nghị cho sử dụng văn bản công chứng điện tử thay văn bản công chứng giấy, và đồng ý để thành phố sử dụng văn bản công chứng điện tử trong thí điểm việc liên thông thủ tục công chứng – đăng ký – thuế ngay trong năm 2025.

Ông Nguyễn Thành Băng cũng cho hay Sở Tư pháp đang báo cáo UBND TP.HCM đề xuất cho phép triển khai việc chia sẻ văn bản công chứng điện tử, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất chuyển đổi từ văn bản giấy sang văn bản điện tử để tham khảo, phục vụ hoạt động nghiệp vụ đăng ký đất đai và công chứng. Đồng thời, Sở tham mưu UBND TP.HCM đề nghị Bộ Nông nghiệp – Môi trường, Bộ Tư pháp có ý kiến về sử dụng văn bản công chứng điện tử trong các thủ tục hành chính, tiến tới dùng văn bản công chứng điện tử thay văn bản giấy và liên thông thủ tục công chứng, đăng ký, thuế tại TP.HCM.

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHÍNH THỨC TRONG THÁNG 10.2025

Trao đổi với PV Báo Thanh Niên về vấn đề trên, ông Nguyễn Thành Băng cho biết thêm phần mềm quản lý hồ sơ công chứng tại thành phố đã được nâng cấp, tích hợp quy trình công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến, đáp ứng các điều kiện theo quy định. Theo đó, quy trình thực hiện công chứng điện tử trong phần mềm đúng theo quy định của luật Công chứng và Nghị định 104 năm 2025.

Cụ thể, phần mềm có khả năng xác thực thẻ căn cước với cơ sở dữ liệu dân cư qua thiết bị đọc chip tích hợp. Phần mềm cũng có thể kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu của văn bản điện tử, kiểm tra thông tin chữ ký số. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ video call, lưu video, quá trình tương tác trên văn bản công chứng trên video; có thể ký số token, ký số HSM, ký số app. Người dân dùng VNeID để ký văn bản công chứng điện tử.

Đặc biệt, người dân chưa có chữ ký số có thể khởi tạo chữ ký số trực tiếp tại phần mềm. Phần mềm được cơ quan có thẩm quyền đánh giá an toàn thông tin cấp độ 3. Trong thời gian qua, Sở Tư pháp đã nâng cấp cơ sở dữ liệu công chứng và chạy thử các quy trình công chứng điện tử tại một số tổ chức hành nghề công chứng. Vì thế cơ quan này triển khai thực hiện chính thức từ tháng 10.2025.